A szállásadás nem csak a vendégház kialakításáról és a vendégek fogadásáról szól, hanem a folyamatos adminisztrációról is. Összegyűjtöttük azokat a feladatokat, amelyek a legtöbb időt viszik el a szállásadók életéből, és megmutatjuk, hogyan lehet ezek terhét csökkenteni.
Kapcsolattartás a vendégekkel – automatizált e-mailküldés
A vendégekkel való kapcsolattartás sok szállásadónál még mindig kézi üzenetküldést, esetleg folyamatos telefonálgatást jelent. Hosszú órák telhetnek azzal, ha egyenként kell megírnod a visszaigazolásokat, elküldened az érkezési tudnivalókat, válaszolnod a gyakori kérdésekre. Ez nemcsak időigényes, de könnyen kimaradhat a levelekből egy-egy lényeges információ is. Ez pedig rontja a vendégélményt.
A legfontosabb információkat érdemes automatizált e-mailek formájában előre beidőzítened. Így minden vendég időben és egységesen kapja meg a legfontosabb tudnivalókat, neked pedig nem kell minden alkalommal újra és újra megírni őket.
Az e-mailek megfogalmazásában ráadásul a mesterséges intelligencia is segítségedre lehet.
Foglalások kezelése több felületen – azonnali naptárszinkron (azaz Channel Manager)
Ha több platformon is hirdeted szállásodat – például a Booking.com-on, a Szállás.hu-n vagy az Airbnb-n, és közvetlenül is fogad vendégeket –, fennáll a veszélye a duplafoglalásoknak. Ennek elkerüléséhez rendszeresen frissítened kell a különböző naptárakat, és manuálisan lezárni az adott dátumokat. Ez nemcsak időrabló, de stresszes is lehet, különösen a kiemelt időszakokban.
Az azonnali naptárszinkronnal – vagy más néven Channel Managerrel – a foglalások adatai minden felületen azonnal frissülnek. Így nem kell attól tartanod, hogy véletlenül túlfoglalás történik, ráadásul rengeteg időt is megtakaríthatsz a manuális frissítéssel szemben.
Szezon szerinti árképzés és kedvezmények – árazási szabályok és kuponkódok
Az árképzés önmagában is összetett feladat, de ha figyelembe veszed a hétvégi felárakat, a főszezon és az előszezon eltérő díjazását, esetleges az akciókat és kedvezményeket, máris bonyolult táblázatokkal és napi szintű figyelemmel kell dolgoznod. Különösen igaz ez, ha több szálláshelyet kezelsz, vagy gyakran változnak az áraid.
Ha az árakat előre beállított szabályok szerint lehet megadni – például külön hétköznapra, hétvégére, szezonra vagy kedvezménykód alapján –, azzal nemcsak időt spórolsz, de a hibalehetőséget is csökkented. Kuponkódok megadásával pedig könnyen kezelheted csomagajánlataidat, szezonális akcióidat vagy akár a visszatérő vendégeknek járó kedvezményeket.
Számlázás – foglalási rendszerbe integrált számlázó program
Bár a számlázás édes teher, mégis rengeteg macerával járhat: adatbekérés, számlázóprogram megnyitása, adatok bemásolása, majd a számla elküldése a vendégnek. Egy-egy alkalommal talán nem nagy ügy, de ha gyakran vannak foglalások, a számlázás napi szintű rutinná válik.
A szálláshelykezelő rendszerbe integrált számlázó programnak köszönhetően automatikusan létrejön a számla a foglalási adatokból – neked már csak ellenőrizned kell, így sok időt és energiát takaríthatsz meg.
Havi és szezonvégi összesítések – automatikus statisztikák
Hónap végén vagy szezon után szinte minden szállásadó számot vet: mennyi foglalás érkezett, mik voltak a legerősebb időszakok, hogyan alakult a bevétel és a kiadás? Sokan ezt még mindig manuálisan vezetik – táblázatokban vagy jegyzetfüzetben.
Ha a rendszer naprakészen vezet minden adatot, és egy kattintással statisztikát és kimutatást készít, azzal nemcsak a pénzügyi átláthatóság javul, hanem a tervezés is könnyebb lesz. Így könnyebben tudsz döntéseket hozni a következő szezonra.
NTAK és VIZA adatszolgáltatás – távoli vendégadat-bekérő
A kötelező NTAK- és a VIZA-adatszolgáltatás időigényes vagy épp macerás feladat lehet. Ha nincs rá időd vagy lehetőséged, hogy a vendég érkezésekor személyesen intézd – például, ha munka mellett üzemelteted apartmanod vagy vendégházad, esetleg messze laksz tőle –, vendégeidnek a Vendégem alkalmazást kell letölteniük az adatrögzítéshez.
A távoli vendégadat-bekérő azonban segíthet vendégeidnek otthonról, applikáció letöltése nélkül is megadni okmányadataikat – kényelmesen és biztonságosan.
Bár a fenti kihívások elsőre riasztónak tűnhetnek, és talán azon gondolkodsz, hogyan vezesd be a velük szemben javasolt megoldásokat, van egy jó hírünk. Minden funkció, ami a blogcikkben megjelent megtalálható az Appartman szálláskezelő rendszerében. Próbáld ki kötöttségek nélkül 14 napig ingyen!
